Schluss mit E-Mail-Chaos bei Reklamationen.
Zeit für Ihr eigenes Portal.
Lieferantenreklamationen, interne Abweichungen und Reklamationen Ihrer Kunden – ein Portal, ein 8D-Prozess, eine Historie. Für Qualitätsmanager in der Automobil- und Industriezulieferung.
ihrefirma.claimandgain.de · startklar in wenigen Minuten
Verlieren Sie noch Zeit im E-Mail-Chaos?
So verändert ein gemeinsames Portal den Alltag zwischen Qualitätsmanagement und Lieferanten – sicher, transparent und zentral.
Heute Reklamation per E-Mail & Excel
- Nachfassen per Outlook: „Haben Sie meine Mail erhalten?“
- Fotos und Prüfberichte verstreut in Postfächern und Ordnern
- Excel-Listen mit uneinheitlichen Status – Kennzahlen zählen falsch
- Fristen leben im Kopf oder im Kalender einzelner Kollegen
- Vertretung bei Urlaub oder Krankheit sucht sich stundenlang ein
- Interne Abstimmung in Mail-Threads: „Ich muss mal in meinen Mails schauen“
- 8D-Berichte bleiben halb fertig liegen – Wiederholfehler folgen
Mit claimandgain Ein Portal für beide Seiten
- Das System steuert den Prozess – manuelles Nachfassen entfällt
- Alle Details, Anhänge und Nachweise auf einer Seite am Vorgang
- Live-Status für alle Beteiligten – jeder sieht denselben Stand
- Fristen werden automatisch erinnert und eskaliert
- Interne Kommunikation dokumentiert direkt am Claim – nichts geht verloren
- Suchzeiten: null – Kollegen übernehmen nahtlos
- Kompletter Vorgang jederzeit als audit-sicheres PDF
Alles, was Ihr Qualitätsmanagement braucht. Nichts, was es aufhält.
claimandgain bündelt die komplette Reklamationsabwicklung an einem Ort – mit Lieferanten, im eigenen Haus und mit Kunden. Statt in E-Mail-Ketten und Excel-Listen.
8D, 6D und 5D als geführter Prozess
Jede Disziplin mit Pflichtfeldern, Fristen und Freigabe. Kein Schritt wird übersprungen, kein Report bleibt halb fertig. 5D-Report – Kurzform des 8D nach VDA: D2 Problembeschreibung · D3 Sofortmaßnahmen · D4 Ursachenanalyse · D5 Abstellmaßnahmen (D1 Team = Ansprechpartner).
Drei Reklamationsrichtungen in einem System
An Lieferanten, im eigenen Haus, von Kunden. Gleiche Methodik, gleiche Auswertung, getrennte Sichtbarkeit.
Lieferanten-Scorecard mit Ampel
Antwortzeit, Ablehnungsquote, Termintreue und Wiederholrate je Lieferant – als Übersicht, im Detail und als PDF für das Lieferantengespräch.
Ursachenanalyse mit vier Methoden
2×5-Why, 3×5-Why, Ishikawa und Brainstorming-Mindmap – grafisch, direkt in der Disziplin Ursachenanalyse, im 8D-Report dokumentiert.
Q-Kosten und Pareto
Fehlerschwerpunkte nach Katalog, kalkulatorische Qualitätskosten je Reklamation, Trend über die Zeit, Drilldown bis zum Einzelfall.
Gruppenfreigabe statt Einzelklick
Gruppen in einem Zug akzeptieren. Ablehnen nur mit Begründung – der Lieferant weiß sofort, was fehlt.
Rückfrage je Disziplin
Nachfragen an den Lieferanten dort, wo sie hingehören: am Schritt, nicht in einer E-Mail-Kette. Getrennt von der internen Kommunikation.
Automatische Erinnerungen und Eskalation
Fristen laufen, das Portal erinnert – den Beantworter, sein Team, den Ersteller. Fünf Systemregeln, eigene Regeln, Schwellen und Empfänger je Unternehmen anpassbar.
Sperrkarte per Klick
Aus der Reklamation heraus die Sperrkarte als PDF – für Wareneingang und Lager.
Wiederholreklamationen erkennen
Schon beim Anlegen meldet das Portal, wenn dieselbe Teilenummer oder derselbe Lieferant mit ähnlichem Fehlerbild schon einmal reklamiert wurde.
Audit-sichere Dokumentation
Lückenlose Änderungshistorie je Vorgang, PDF-Export mit Logo und Historie. Für ISO 9001, IATF 16949 und AQAP 2110.
Prozesslandkarte und Organigramm
Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse als Landkarte, Organigramm mit Leitungen und Stabsstellen – per Ziehen gepflegt, als PDF für Audit und QM-Handbuch.
Vier Sprachen, automatisch
Deutsch, Englisch, Polnisch, Ungarisch. Jeder Nutzer arbeitet in seiner Sprache, jede E-Mail geht in der Sprache des Empfängers.
Vier Rollen, klare Grenzen
Administrator, Mitarbeiter, Lieferant, Kunde. Interne Kommunikation bleibt intern. Lieferanten- und Kundenkonten kosten nichts und belegen keinen Nutzerplatz.
Lieferanten und Kunden registrieren sich selbst
Sie genehmigen, das Portal richtet ein. Kurzanleitung für Lieferanten in vier Sprachen inklusive.
Betriebsratsfreundlich – von Anfang an
claimandgain protokolliert Reklamationen, nicht Menschen. Der Verlauf zeigt Kürzel statt Namen, es gibt keine Kennzahl je Mitarbeiter und keine Anmeldeprotokolle, und jedes Einblenden von Namen wird nachvollziehbar festgehalten. Damit wird die Betriebsvereinbarung zur Formsache – Infoblatt und Mustervereinbarung liefern wir mit.
Infoblatt für den Betriebsrat (PDF) · Muster-Betriebsvereinbarung (PDF)
Ursachenanalyse, die im Audit besteht
Vier Methoden, eine Wahl je Reklamation. Grafisch ausgefüllt, im 8D-Report dokumentiert, im Audit nachvollziehbar.
2×5-Why
Warum ist der Fehler aufgetreten? Warum wurde er nicht entdeckt? Zwei Ketten bis zur Grundursache.
3×5-Why
Zusätzlich: Warum hat die Organisation das Auftreten nicht verhindert? Für Fälle, in denen die Prozessursache zählt.
Ishikawa (6M)
Mensch, Maschine, Material, Methode, Mitwelt, Messung – als Fischgräte, direkt im Browser.
Brainstorming-Mindmap
Ursachen sammeln, verzweigen, Hauptursache festhalten. Für Teams, die erst ordnen und dann entscheiden.
- ✓ Der Auditor fragt nach der Methodik? Sie zeigen sie – schwarz auf weiß im 8D-Report.
- ✓ Schluss mit „Ursache: Mitarbeiter hat nicht aufgepasst“.
- ✓ Die geforderte Methode legen Sie beim Anlegen fest – der Beantworter kann sie nicht umgehen.
Drei Richtungen, ein Portal
Reklamationen haben eine Richtung. Bisher hatte jede ihr eigenes Werkzeug: Excel für die Lieferanten, E-Mail für das eigene Haus, das Kundenportal des OEM für alles, was von außen kommt. claimandgain führt alle drei in einem 8D-Prozess zusammen.
An Lieferanten
Sie reklamieren, der Lieferant antwortet im Portal – Disziplin für Disziplin, mit Fristen, Rückfragen und Freigabe. Keine Anhänge, keine Versionen, keine Suche im Postfach.
Im eigenen Haus
Interne Abweichungen laufen im selben Prozess, sichtbar nur für Ihr Team. Gleiche Methodik, gleiche Kennzahlen, ohne dass ein Lieferant davon erfährt.
Von Kunden
Ihr Kunde reklamiert bei Ihnen – und bewertet Ihre 8D-Antwort direkt im Portal. Sie bearbeiten, er gibt frei. Ein Vorgang, eine Historie, statt E-Mail-Pingpong über Wochen.
Ihr Q-Cockpit
Kennzahlen, die ein QM-Leiter wirklich braucht – ohne Excel-Export.
- ✓ Offene, überfällige und abgeschlossene Reklamationen auf einen Blick
- ✓ Pareto nach Fehlerkatalog: welche Fehlerarten den Großteil ausmachen
- ✓ Qualitätskosten: kalkulatorisch je Reklamation, als Trend und je Lieferant
- ✓ Drilldown: von der Zahl zum Einzelfall in einem Klick
- ✓ Lieferanten-Scorecard mit Ampel – siehe nächster Abschnitt
Lieferanten bewerten, nicht schätzen
Die Scorecard entsteht aus den Reklamationen, die Sie ohnehin bearbeiten. Kein zusätzlicher Pflegeaufwand, keine Bauchbewertung zum Jahresende.
Ampel auf einen Blick
Jeder Lieferant mit Status grün, gelb, rot – nach einem festen, offengelegten Regelsatz, der für alle Lieferanten gleich gilt.
Detail je Lieferant
Anzahl, Antwortzeit, Durchlaufzeit, Ablehnungsquote, Termintreue, Wiederholungen – mit direktem Sprung in die Reklamation.
PDF fürs Lieferantengespräch
Ein Klick, ein Dokument. Mit Logo, Zeitraum und Zahlen, die der Lieferant nachvollziehen kann.
In drei Schritten zum eigenen Portal
Kein IT-Projekt, keine Einführungsphase. Sie richten Ihr Portal selbst ein – wir kümmern uns um Betrieb, Updates und Sicherheit.
Demo-Account erstellen
Registrieren Sie Ihr Unternehmen kostenlos und testen Sie das Portal mit Beispieldaten – unverbindlich und ohne Zahlungsdaten.
Portal konfigurieren
Logo hochladen, Reklamationsgründe und Fehlerquellen anpassen, E-Mail-Vorlagen einrichten, Benutzer und Rollen anlegen.
Lieferanten einladen
Laden Sie Ihre Lieferanten per E-Mail ein und legen Sie die erste Reklamation an. Ab jetzt läuft die Kommunikation strukturiert im Portal.
Transparente Preise, monatlich kündbar
Ein Abo statt eines sechsstelligen Software-Projekts. Alle Pakete beinhalten Hosting in Deutschland, Updates und Support.
Der volle Funktionsumfang für kleine QM-Teams.
- Bis zu 3 Benutzer
- Alle Kernfunktionen enthalten (siehe unten)
- Alle Updates und neuen Funktionen inklusive
Für Unternehmen mit laufendem Reklamationsaufkommen.
- Bis zu 15 Benutzer
- Alle Kernfunktionen enthalten (siehe unten)
- Alle Updates und neuen Funktionen inklusive
Für Konzerne und besondere Anforderungen.
- Unbegrenzte Benutzer
- Mehrere Standorte
- Eigene Domain möglich
- Individuelle Anpassungen möglich
Nutzerplätze gelten für Ihr Team. Lieferanten- und Kundenkonten sind in jedem Paket unbegrenzt und kostenlos.
Zusatzmodul Audit (ab Premium): 30 Tage kostenlos testen, Preis auf Anfrage.
In allen Paketen enthalten
- Unbegrenzte Lieferanten- und Kunden-Zugänge
- Unbegrenzte Lese-Zugänge für interne Kollegen
- Lieferanten-Selbstregistrierung
- 5D-, 6D- und 8D-Lösungstiefe
- Automatische Fristen-Erinnerungen
- Eigene Subdomain mit Branding
- Dashboard zur Auswertung
- Individuell konfigurierbare Fehlerkataloge
- Lückenlose Änderungshistorie (Audit-Trail) je Reklamation
- Interne Kommunikation direkt am Vorgang – für Lieferanten unsichtbar
- Mehrsprachig: Deutsch, Englisch, Polnisch, Ungarisch – weitere auf Anfrage
- Laufende Weiterentwicklung inklusive
Alle Preise netto zzgl. USt. · Demo 14 Tage kostenlos, endet automatisch – keine Zahlungsdaten erforderlich.
Kunden werben Kunden – Ihr Portal kann sich selbst bezahlen: 30 € Gutschrift je geworbenem Basic-Abo, 70 € je Premium-Abo – jeden Monat, solange die geworbenen Abos bestehen.*
* Teilnahme am Empfehlungsprogramm für aktive Abonnenten. Gutschrift von 30 € (Basic) bzw. 70 € (Premium) pro Monat und aktiv geworbenem Abo, maximal 5 Einlösungen pro Kunde; sie entsteht nach Zahlungseingang des geworbenen Abos und wird ausschließlich mit der eigenen Monatsrechnung verrechnet (keine Auszahlung, maximal bis 0 €). Unaufgeforderte Werbenachrichten (Spam) führen zum Ausschluss.
Machen Sie Schluss mit unübersichtlichen Excel-Listen
Erstellen Sie in wenigen Minuten Ihr Demo-Portal mit Beispieldaten und prüfen Sie selbst, wie viel Zeit Ihr Team spart. Fragen vorab? Schreiben Sie uns – wir antworten persönlich.