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Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website claimandgain.de sowie der darüber bereitgestellten Reklamationsportale unter den zugehörigen Subdomains (z. B. ihrefirma.claimandgain.de), nachfolgend gemeinsam „Dienst".

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Frank Stolzenburg claimandgain.de
Itzweg 7
38120 Braunschweig
Deutschland

E-Mail: kontakt@claimandgain.de
Telefon: +49 172 8503963

2. Hosting und Server-Logfiles

Beim Aufruf unseres Dienstes werden durch den Server automatisch Informationen erfasst und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Dies sind:

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Gewährleistung der Stabilität, Sicherheit und Funktionsfähigkeit des Dienstes. Das Zugriffsprotokoll des Webservers wird nach 7 Tagen gelöscht. Das technische Server-Journal enthält keine Benutzerkennungen und keine E-Mail-Adressen (Ausnahme: endgültig unzustellbare E-Mails) und wird nach 30 Tagen gelöscht.

Unser Dienst wird auf Servern der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland gehostet. Verschlüsselte Sicherungen aller Daten liegen bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (tägliche Sicherungen 30 Tage, monatliche Sicherungen 13 Monate; jährliche Sicherungen nur mit Abrechnungsdaten, Partnerabrechnung und Sperrliste der Direktansprache, ohne Mandantendaten, 10 Jahre). Mandantendaten sind damit höchstens 13 Monate in Sicherungen enthalten. Daten in Sicherungen werden nicht einzeln gelöscht, sondern laufen mit der jeweiligen Sicherung aus; nach einer Wiederherstellung werden bereits gelöschte Daten erneut gelöscht. Die Datenverarbeitung findet ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland statt. Mit beiden Anbietern wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Erreichbarkeit des Dienstes überwacht UptimeRobot von außen; dabei wird nur die Erreichbarkeit geprüft, Besucher- und Nutzerdaten werden nicht verarbeitet.

3. Registrierung eines Demo-Portals und Nutzerkonten

Bei der Registrierung eines Demo-Portals über unsere Website verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten:

Innerhalb eines Portals können weitere Nutzerkonten angelegt werden (z. B. für Mitarbeiter und Lieferanten); hierbei werden E-Mail-Adresse, Funktion, Rolle, Sprache, Firmenzuordnung und Passwort (verschlüsselt) verarbeitet. Gesonderte Namensfelder gibt es nicht.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Demo-Portals bzw. zur Erfüllung des Nutzungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Demo-Portale werden nach Ablauf der Testphase gesperrt und drei Monate nach Ablauf durch einen automatischen Löschlauf einschließlich aller darin gespeicherten Daten gelöscht, sofern kein Abo abgeschlossen wird; Sicherungen laufen nach höchstens 13 Monaten aus (siehe Ziffer 2). Kontodaten bestehender Kunden werden gespeichert, solange das Vertragsverhältnis besteht, und danach gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4. Inhalte der Portale

In den Portalen verarbeiten unsere Kunden eigenverantwortlich Daten im Rahmen ihres Reklamations- und Abweichungsmanagements und, soweit sie das Modul Audit nutzen, ihrer Audits (z. B. Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Lieferanten, Vorgangs- und Kommunikationsdaten, Anhänge und Fotos). Für diese Inhalte ist der jeweilige Portal-Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes.

Was das Portal über Mitarbeiter speichert und was nicht, steht im Infoblatt für den Betriebsrat (PDF).

Für Datenschutzbeauftragte vor dem Kauf: unser Muster des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV, PDF) und die Technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM, PDF). Der Vertrag wird im Portal elektronisch geschlossen; Administratoren laden die personalisierte Fassung dort herunter.

5. E-Mail-Versand von Systemnachrichten

Der Dienst versendet automatisierte E-Mails, z. B. Registrierungsbestätigungen, Zugangs-Informationen sowie Erinnerungen und Eskalationen zu Fristen aus Reklamationen und Audits an die im Portal hinterlegten Ansprechpartner. Der Versand erfolgt über die Mailserver der IONOS SE (siehe Ziffer 2). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zum Schutz vor Versandschleifen zählt der Dienst die versendeten E-Mails je Empfänger und Tag; die Adresse wird dabei nur als Hashwert gespeichert, die Domain im Klartext. Diese Zähler werden nach 90 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb).

Startet ein Administrator im Portal die Testphase eines Zusatzmoduls oder fragt er dessen Freischaltung oder Buchung an, erhalten wir eine Benachrichtigung mit Portal, Modul, Funktion und E-Mail-Adresse des Administrators sowie einer freiwilligen Nachricht; im Portal speichern wir die interne Kennung des startenden Administrator-Kontos. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -durchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Anfragen der Ansprechpartner unserer Geschäftskunden zu bearbeiten); die Benachrichtigungen bewahren wir wie Geschäftskorrespondenz auf (Ziffer 7).

6. Zahlungsabwicklung über Stripe

Für den Abschluss kostenpflichtiger Abonnements nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland („Stripe"). Die Eingabe Ihrer Zahlungsdaten erfolgt ausschließlich auf den Bezahlseiten von Stripe; wir selbst erhalten und speichern keine vollständigen Zahlungsdaten. An Stripe übermittelt werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten, Zahlungsinformationen).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Innerhalb der Stripe-Unternehmensgruppe kann eine Übermittlung von Daten in die USA stattfinden; diese erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe unter stripe.com/de/privacy.

Vertrags- und Rechnungsdaten erhalten außerdem unser Steuerberater und die Finanzbehörden, soweit dies für Buchhaltung und Steuern erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Vertrags- und Abrechnungsunterlagen bewahren wir 10 Jahre (§ 147 AO), Handelsbriefe 6 Jahre (§ 257 HGB) auf; danach werden sie gelöscht.

7. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Unsere E-Mail-Postfächer liegen bei der IONOS SE; als Mailprogramm nutzen wir Gmail der Google LLC. Dabei kann eine Übermittlung an die Google LLC in die USA stattfinden; sie erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework. Korrespondenz mit Aufbewahrungspflicht (Handels- und Geschäftsbriefe) bewahren wir 6 bzw. 10 Jahre auf, übrige Korrespondenz 3 Jahre; danach wird sie gelöscht.

8. Partner- und Reseller-Programm

Wenn Sie sich über unsere Website als Partner bewerben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Unternehmen, Kontaktdaten und Ihre Nachricht) und den Status Ihrer Bewerbung, bei freigegebenen Partnern zusätzlich den Partner-Code, die darüber vermittelten Kunden und die Auszahlungsdaten. Zweck ist die Prüfung und Freigabe der Bewerbung und die Vergütung von Vermittlungen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Empfänger sind die IONOS SE (Hosting, siehe Ziffer 2) und bei einer Auszahlung der beteiligte Zahlungsdienstleister bzw. die Bank; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Abgelehnte Bewerbungen löschen wir 6 Monate nach der Ablehnung; Partnerdaten mit Abrechnungsbezug bewahren wir für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf.

9. Direktansprache von Geschäftskontakten

Wir sprechen Qualitätsverantwortliche in Industrieunternehmen in ihrer beruflichen Funktion per E-Mail an, um ihnen claimandgain vorzustellen. Wenn Sie eine solche E-Mail von uns erhalten haben, gilt für Sie Folgendes.

Verantwortlicher: siehe Ziffer 1.

Welche Daten: Name, berufliche Funktion, Unternehmen, dienstliche E-Mail-Adresse, gegebenenfalls dienstliche Telefonnummer und Region; dazu das Versandprotokoll (Adresse, Zeitpunkt, Zustellstatus) und unsere Korrespondenz mit Ihnen.

Herkunft der Daten: B2B-Kontaktdatenbank der Lusha Systems Inc. sowie öffentlich zugängliche Quellen wie Unternehmenswebseiten und berufliche Netzwerke.

Zweck und Rechtsgrundlage: Vorstellung unseres Angebots und Bearbeitung Ihrer Rückmeldung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, Unternehmen über ihre zuständigen Ansprechpartner auf ein Angebot aufmerksam zu machen, das zu deren beruflicher Aufgabe passt.

Empfänger: IONOS SE (Versand und Postfach, Deutschland); Google LLC (Mailprogramm für eingehende Antworten); Lusha Systems Inc. als Datenquelle. Bei Google und Lusha kann eine Übermittlung in die USA stattfinden; sie erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer: Kommt keine Geschäftsbeziehung zustande und reagieren Sie nicht, löschen wir Ihre Daten zwölf Monate nach der letzten Ansprache. Widersprechen Sie, löschen wir Ihre Daten unverzüglich; nur Ihre E-Mail-Adresse bleibt in einer Sperrliste, damit wir Sie nicht erneut anschreiben.

Ihr Widerspruchsrecht: Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO). Es genügt eine kurze Antwort auf unsere E-Mail oder eine Nachricht an kontakt@claimandgain.de. Ihre weiteren Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde) finden Sie in Ziffer 13.

10. Cookies und lokale Speicherung

Unser Dienst verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies. Für die Anmeldung und Sitzungsverwaltung in den Portalen wird der lokale Speicher Ihres Browsers (localStorage) verwendet; dies ist für die Bereitstellung des Dienstes technisch erforderlich. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich. Auf den Bezahlseiten von Stripe (Ziffer 6) setzt Stripe eigene, für die Zahlungsabwicklung erforderliche Cookies ein.

11. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur statt, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. an Stripe zur Zahlungsabwicklung), Sie eingewilligt haben, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vorliegt (z. B. Einsatz von Auftragsverarbeitern wie Hosting-Anbietern).

12. Speicherdauer

Sofern in dieser Erklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtliche Fristen von 6 bzw. 10 Jahren) dies verlangen.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), z. B. bei der für Ihren Wohnsitz oder unseren Sitz zuständigen Landesdatenschutzbehörde.

14. Datensicherheit

Die Übertragung von Daten zwischen Ihrem Gerät und unserem Server erfolgt verschlüsselt über TLS/SSL. Wir treffen darüber hinaus technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Die Daten jedes Kundenportals werden logisch getrennt von anderen Portalen gespeichert.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen des Dienstes anzupassen. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte aktuelle Fassung.