Wer als Zulieferer Aufträge aus der Verteidigungsbeschaffung annimmt – direkt oder über einen Auftraggeber in der Kette – begegnet früher oder später der Vertragsklausel „Qualitätssicherung nach AQAP 2110“. Dieser Beitrag erklärt, was dahintersteckt und was die Norm konkret für Ihr Reklamationsmanagement bedeutet.
Was ist AQAP 2110?
Die AQAP-Reihe (Allied Quality Assurance Publications) sind die Qualitätssicherungs-Anforderungen der NATO an Auftragnehmer. AQAP 2110 ist die wichtigste davon: Sie baut auf der ISO 9001 auf und ergänzt sie um vertragsspezifische Forderungen – unter anderem zu Risikomanagement, Konfigurationsmanagement, Rückverfolgbarkeit und zur staatlichen Güteprüfung (Government Quality Assurance), bei der ein amtlicher Güteprüfer Einblick in Prozesse und Nachweise erhält. Wichtig: AQAP-Anforderungen werden vertraglich vereinbart und typischerweise in der Lieferkette weitergegeben – auch wer „nur“ einen Verteidigungszulieferer beliefert, kann sie im Vertrag stehen haben.
Was heißt das für die Reklamationsbearbeitung?
Für den Umgang mit fehlerhaften Produkten und Lieferantenreklamationen laufen die AQAP-Forderungen auf einen Kern hinaus: Nachweisbarkeit. Konkret bedeutet das:
- Fehlerhafte Produkte müssen kontrolliert gelenkt werden – gesperrt, gekennzeichnet, entschieden.
- Ursachenanalysen und Korrekturmaßnahmen müssen dokumentiert und wirksam nachverfolgt werden – der 8D-Prozess ist dafür das etablierte Format.
- Jeder Vorgang muss rückverfolgbar sein: Welche Charge, welches Teil, welcher Lieferant, welche Entscheidung.
- Aufzeichnungen sind Nachweise – sie müssen vollständig, dauerhaft und im Audit vorlegbar sein.
- Änderungen an Vorgängen müssen nachvollziehbar sein: Wer hat wann was geändert? Eine nachträglich „bereinigte“ Dokumentation ist im Audit wertlos.
Die Praxis-Checkliste
Prüfen Sie Ihr heutiges Reklamationsmanagement gegen diese fünf Fragen: Können Sie zu jeder Reklamation der letzten zwei Jahre den vollständigen Verlauf vorlegen? Ist erkennbar, wer wann welche Entscheidung getroffen hat? Sind Fristen und Eskalationen dokumentiert statt in Postfächern verstreut? Liegen Nachweise (Fotos, Prüfberichte) beim Vorgang oder auf Laufwerken? Und: Würde ein Güteprüfer das alles ohne tagelange Vorbereitung sehen können?
Was Software leisten muss
Excel-Listen und E-Mail-Ordner scheitern an genau diesen Fragen – nicht aus bösem Willen, sondern strukturell: Sie haben keine Änderungshistorie, keine zentrale Ablage, keine automatische Fristenverfolgung. Ein Reklamationsportal wie claimandgain dokumentiert jeden Vorgang mit lückenloser Änderungshistorie (wer, wann, was), hält alle Nachweise am Vorgang und exportiert den kompletten Fall inklusive Historie als PDF – das Dokument, das Sie im Audit vorlegen.